В Пензе создание архивной комиссии было связано со служащими губернского статистического rомитета Владимира Павловича Попова (между прочим члена Парижской Акадении наук) и преподавателя духовной семинарии Владимира Харлампиевича Хохрякова. Оба были большими любителями местных древностей. Хохрякова хорошо знали за пределами губернии краеведы Тамбова и Саратова, Попов был коллекционеров всевозможных предметов старины. В 1899 году они сумели убедить губернатора Адлеберга дать добро на создание в губернии ученой архивной комиссии.
На месте гауптвахты
Два года заняла переписка с Петербургским Археологическим институтом. В столице идею поддержали, но денег не дали, посетовав «что беднее архивных комиссий в стране учреждений нет». Пришлось думать о финансах самим.
Как компромиссный вариант было решено переложить заботу о существовании комиссии на городские и земские правления, а также городские управы. Причем сумма устанавливалась не меньше 25 рублей в год. Пензенская городская дума выделила 100 рублей. Кроме того, предполагалось собирать членские взносы по 5 рублей с человека.
Удалось решить и вопрос со зданием. Им стало построенное в 1867-1868 годах здание упраздненной в 1893 году гауптвахты (сейчас это здание военкомата по адресу ул. Белинского д.4). За год с небольшим строителям удалось провести ремонт пришедшего в негодность здания, в результате чего пензенская ученая архивная комиссия получит по отзыву одного из современников «одно из лучших в России здание для подобных целей». Если небольшое здание с шестью комнатами было лучшим, то что же было в худших?
Наконец, после решения всех юридических проволочек 9 сентября 1901 года в 20:00 в Губернаторском доме комиссия была официально открыта. На заседании, на котором присутствовал губернатор Адлерберг А. В. председателем комиссии был единогласно выбран В. Х. Хохряков, а правителем дел В. П. Попов. Всего на заседании присутствовало 26 человек. Присутвующие попросили губернатора разрешить разместить его портрет в здании комиссии.
От библиотеки до бивней мамонта
Архивная комиссия следила за ведением текущего делопроизводства в губернии. Каждый год архивариусы губернских правлений и подведомственных им учреждений направляли в комиссию описи дел, находящихся на хранении более 10 лет. После чего в течение 6 месяцев комиссия должна была принять решение об уничтожении или передаче дел в архив губернского правления. Интересно, что, если в течение 6 месяцев ответа от комиссии не приходило, документы в организации можно было самостоятельно уничтожить. Сама комиссия самостоятельно не могла принять решение о передаче дел на вечное хранение в архив губернского правления, на это требовалось согласие правления. Для осмотра дел на месте требовалось согласие непосредственно губернатора.
Комиссия занималась собиранием и сохранением древних документов по истории Пензенского края. Уже к 1904 комиссией было принято на хранение, а также частично куплено 926 дел. Среди них было много важных документов по истории Пензенского края, - например, относящиеся к закрытию губернии в 1797 году и ее восстановлению в 1801 году, пожертвования на строительство Спасского кафедрального собора, пензенским ополчениям 1812 и 1855гг, бунту ратников 1812-1813гг. Кроме того, к этому времени в архиве ПУАК хранилось 190 древних актов XVII века (столбцов, манифестов и рукописей) а также около 30 снятых с них копий. Эти документы после 1918 будут войдут в состав фондов губернского (позднее областного) архива.
Далеко за пределами губернии был известен музей архивной комиссии. Основу музея составили предметы, которые В. П. Попов начал собирать еще в период работы в губстаткомитете. К ним добавились подарки других членов комиссии, часть экспонатов были приобретены у граждан и антикваров. Археологические и палеонтологические находки, обнаруженные в губернии, нередко присылали уездные полицейские исправники.
В отчете о деятельности комиссии, направленном 6 октября 1902 г. в Департамент общих дел МВД, сообщалось, что музей насчитывает 1460 предметов. Среди них были орудия каменного, бронзового и железного веков, в том числе 13 старинных топориков. Окаменелых остатков мамонта и других ископаемых животных насчитывалось не менее сотни. Не менее интересной была и коллекция старинных монет, включавшая себя монеты древнего Рима, Золотой орды, Московского царства. Украшением всего музея была старинная пушка, оборонявшая город Керенск от Пугачева, а также сабля, пожалованная полковнику Лофицкому за участие в войне 1812 года.
За десять лет существования музея экспонатов в музее комиссии стало так много, что в 1911 году было принято решение часть экспонатов церковного характера и фотографии передать в церковно-исторический музей, а естественно- исторического характера в музей Пензенского общества любителей естествознания. 25 ноября 1917 года состоялось еще одна передача музейных предметов ПОЛЕ. В 1918 году в соответствии с журнальным постановлением архивной комиссии от 21 марта 1918 года музей был передан Пензенскому народному университету. Часть экспонатов позднее окажется в фондах Краеведческого музея.
После революции
Именно благодаря сотрудникам архивной комиссии до нас дошли списки воинских частей, расквартированных в Пензе и в 1914-1915 гг. отправленных на фронт, списки лазаретов, открытых в Пензе с начала войны, списки благотворительных обществ в Пензе и уездах.
Пензенская архивная комиссия просуществовала до 1918 года. Деятельность комиссии в условиях Революции и Гражданской войны оказалась фактически парализованной. В марте 1918 года совет Пензенского народного университета и Коллегия народного просвещения ходатайствовали перед ПУАК о передаче ее библиотеки и музея Пензенскому народному университету, мотивируя необходимость этого опасностью передачи фондов комиссии в руки некомпетентных лиц. Согласно журнальному постановлению ПУАК от 21 марта 1918 года — это ходатайство было удовлетворено. Правда, в распоряжении комиссии осталось здание и неразобранные архивные материалы. 1 июля 1918 года в соответствии с новым декретом об архивах Пензенская ученая архивная комиссия была ликвидирована. Начинался новый период архивного дела в нашей стране.
Государство наконец признало необходимость, и даже обязательность существования архивов в системе органов власти. В губерниях создание специализированных архивов и ведомств ими управляющих стало обязательным. Функционирующие практически на общественных началах архивные комиссии, чье существование полностью зависело от доброй воли местных начальников ушли в прошлое.
Тем не менее, вклад Пензенской ученой архивной комиссии в развитие пензенского краеведения, музейного и архивного дела очень значителен. Благодаря комиссии удалось сохранить огромное количество архивных документов, книг, музейных предметов. Многие научные исследования, проведенные сотрудниками комиссии, остаются актуальными и в наше время. Поэтому увековечивание исторической памяти о деятельности этой организации является данью уважения к предшественникам, которые заложили основу многих научных исследований современных пензенских краеведов и археологов.